• ×

03:43 مساءً , الخميس 18 رمضان 1445 / 28 مارس 2024

جديد المقالات

بواسطة : ادارة التحرير

بقلم شراز القلوي البارحه هبطت ذاكرتي وعادت...


بواسطة : ادارة التحرير

بقلم -بندر بن عبد الله بن تركي آل سعود : من...


بواسطة : ادارة التحرير

الكاتبة / د. هيله البغدادي إحساس وشعور مفعم...


بواسطة : المحرر

الكاتبة الدكتوره / هيله البغدادي تحرص حكومة...


بواسطة : المحرر

الكاتبة / د.هيله البغدادي الحسد طبيعة بشرية،...


مفاهيم إدارية

زيادة حجم الخط مسح إنقاص حجم الخط

علم الإدارة يوجد به مفاهيم متعددة لدراسته, ويوجد هناك من لا يفرق بينها ويخلط في تعريفاتها, وسنتطرق في هذه الأسطر لتوضيح الاختلافات بين هذه المفاهيم.

مفهوم النظام: يعرف في اللغة على أنه: التأليف والجمع والاتساق, فهي كلمة تطلق على كل شيء فيه الترتيب, ويعرف في الاصطلاح على أنه: المبدأ الذي يقضي بضرورة ترتيب العناصر المادية والبشرية في المشروع بطريقة منطقية ومنسقة, أما المهتمين بالنظم فيعرفونه على أنه: المجموع الكلي للأجزاء والعناصر التي تعمل بطريقة مستقلة أو سويا لتحقيق النتائج المطلوبة أو المخرجات على أساس الحاجات أو المتطلبات من النظام, ومن أمثلة النظم نظام التدريب المهني كنظام له حاجات ومتطلبات لتحقيق نتائج مطلوبة وهي المخرجات, وكذلك يعرف على أنه: مجموعة من الوحدات أو الأجزاء يتفاعل بعضها مع بعض لتحقيق هدف أو أهداف معينة بأقل جهد, ويتفق معه آخر في أن النظام مجموعة من الأشياء المتفاعلة لأداء وظيفة معينة, وهو مجموعة من العناصر مترابطة فيما بينها، وبينها وبين البيئة، حيث انه ذلك الكل المنظم والمركب الذي يجمع ويربط بين العناصر أو الأجزاء, لتشكل في مجموعها تركيبا موحدا تنتظم عناصره في علاقات تبادليه بحيث لا يمكن عزل أحدها عن الآخر، ومع ذلك فكل منها يحتفظ بذاتيته وخصائصه، إلا إنه في النهاية جزء من كل متكامل وبعبارة أخرى: النظام ذلك الكل المتكامل المنظم والمركب الذي يربط بين عناصر وأجزاء ذات خصائص معينة تتداخل مع بعضها في علاقات تبادلية مستمرة بالصورة التي لا يمكن بها عزل أحد هذه العناصر أو الأجزاء عن بعضها البعض, مكونة في مجموعها ذلك النظام الذي يوجه بدوره ضمن مجموعة علاقات تبادلية مع مجموعة أخرى من النظم المتصلة به, والتي تكون مجتمعه ما يطلق عليها النظام الأشمل أو الأوسع, وهو كل مركب من مجموعة لها وظائف وبينها علاقات منظمة، يؤدي هذا الكل نشاطاً هادفا, وله سمات تميزه عن

غيره، كما أن هذا النظام يقيم علاقات مع البيئة التي تحيط به، فالنظام يوجد في زمان معين ومكان معين, وعلى اعتبار أن النظام كيان يتكون من مجموعة من العناصر تقوم بينها علاقات وأنشطة داخلية تسعى لتحقيق أهدافه, فإن العمليات داخل النظام قد تقوم بتحويل المدخلات إلى مخرجات دون أن تتحقق الأهداف الموضوعة للنظام, أي يكون غير فعال, لأن الفعالية تعبر عن تحقيق النظام لأهدافه, ومن هذه التعاريف المتعددة للنظام يتضح أن النظام يتكون من كل مترابط العناصر والتي يتكون منها داخليا, ومرتبط بعناصر البيئة الخارجية التي تؤثر فيه, وتتفاعل عناصر هذا الكل مع بعضها البعض كما تتفاعل مع بيئتها بشكل متميز بما يكفل إنتاجية هذا النظام, وفي ضوء ذلك يمثل الكون نظاما, وتمثل الكرة الأرضية نظاما، ويمثل العالم نظاما, وتمثل الدولة نظاما، وتمثل الوزارة نظاما, وتمثل مراكز التدريب المهني نظاما؛ وهكذا نجد أن كل نظام كبير يتكون من أجزاء أصغر منه تمثل أنظمة فرعية, وهي تمثل أنظمة فرعية أصغر منها, وبالتالي فإن عزت عطوي يرى أن النظام يتميز بما يلي:

* لكل نظام كيان خاص وله حدود معينة تميزه عن البيئة التي يعيش فيها, بينما يسمى كل ما هو خارج هذه الحدود بيئة نظام.

* إن بيئة النظام هي كل ما يؤثر على هذا النظام ويتأثر به، فالنظام يأخذ من البيئة الموارد والمدخلات الأساسية ويزودها بالمخرجات.

* إن عناصر النظام مرتبطة ومتكاملة وتقوم بوظائفها من خلال هذا الترابط والتكامل، فكل عنصر من عناصر النظام يقوم بوظيفته من خلال تفاعله وعلاقاته مع العناصر الأخرى.

* للنظام أهداف ووظائف تسمى المخرجات ويزود الأنظمة الأخرى البيئية بهذه المخرجات, وقد تكون هذه المخرجات مدخلات لأنظمة أخرى في البيئة أو لنفس النظام.

* إن عمل النظام عمل تحويلي، فالنظام يحول المدخلات إلى مخرجات أو يحول الموارد والمواد الأولية إلى مخرجات حسب معايير معينة.

وقد انتشرت النظرة النظامية كرد فعل على المغالاة في التحليل والتخصص وتجزئة المعلومات والمعارف المتباعدة والمنعزلة عن بعضها دون الاهتمام بعلاقات الأجزاء مع الكل أو محاولة حصر دور وقيمة كل جزء بشكل منفصل عن علاقاته بالأجزاء الأخرى، هذه النظرة التي شكلت الإنسان في سعيه للبحث عن عوامل معينة أو سبب يفسًر به ظاهرة ما لابد لها من أداء, والأداء يمثل السلوك الذي يقوم به الشخص لتنفيذ عمل خاص بمؤسسته, وبالتالي فإن أداء النظام هو ذلك المقياس الخاص بدرجة استخدام المسئولين أو الإدارة لموارده بكفاءة وفاعلية لتحقيق أهدافه, ويتزايد أداء النظام بشكل مباشر بتزايد مستوى الكفاءة والفاعلية, فمن خلال هذا العرض نستخلص تعريف النظام على أنه: مجموعة من العناصر تتفاعل مع بعضها لتشكل منظومة لها فلسفتها وأهدافها متمثلة في المدخلات, والعمليات التي تجرى على هذه المدخلات لكي يكون الناتج مخرجات تخدم البيئة المحيطة, وبالتالي يمكن أن نحدد سمات النظام بالتالي:

* هناك مجموعة من العوامل المتعددة وراء كل عمل وليس هناك عامل وحيد يمكن أن نفسر به هذا العمل.

* هذه العوامل التي تؤثر على عمل معين ما ليست مستقلة بل متفاعلة مع بعضها.

* إن العوامل المؤثرة على هذا العمل قد تكون داخلية من داخل النظام، وبعضها يرجع إلى الظروف البيئية المحيطة بالنظام.

مفهوم تحليل النظم: هو تحليل الكل إلى أجزاءه من أجل اكتشاف طبيعة اتساقها وتفاعلها ووظيفتها والعلاقات بينها, فتحليل النظم معني بتجزئة أي موقف إلى تفاصيله ومكوناته, مع إدراك العلاقات التي تتضمنها وتعمل وفقها هذه المكونات, ثم دراسة سبل التعامل مع كل مكون والتعرف على محدداته وسبل التعامل معه سواء أكانت هذه المحددات بشرية أو مادية أو معنوية, ولقد نال تحليل النظم الاهتمام الأكبر رغم كونه واحد من السلسلة المترابطة والمتفاعلة للتقنيات المستخدمة لتحليل وتقييم وتصميم وهندسة النظام ككل، وما إذا كان هذا النظام عبارة عن مركبة أو سلاح أو برنامج تدريبي, وهو بذلك يكرس عملية تقسيم الكل إلى أجزاءه المكونة له

وربط هذه الأجزاء بعضها ببعض وبالكل؛ ويهدف تحليل النظم إلى تمكين المدير من أن يفهم بشكل أفضل السلوك الكلي للنظام بدراسة سلوك وتفاعلات الأجزاء المكونة له, وتتضمن هندسة النظم البحث عن طرق ووسائل لإشباع المتطلبات الوظيفية للنظام, وهي تربط بين النظام ورسالته, وتترجم هندسة النظم المفاهيم إلى الإجراءات التي تؤدي إلى الحصول على المخرجات المطلوبة, ومن خلال تعريفات النظام السابقة الذكر, وكذلك تعريفات تحليل النظام يتضح أن النظام يتكون من خمسة عناصر, وهي: المدخلات, والعمليات, والمخرجات, والتغذية المرتدة, وكذلك بيئة النظام, وبالتالي يعرف تحليل النظم على أنه: تجزئة عناصر النظام الخمسة إلى أجزاء لها كياناتها بهدف معرفة التفاعلات والعلاقات بين مكونات النظام والمؤثرات الداخلية والخارجية عليها لتحقيق كفاءته, وهذه المكونات الخمسة هي المدخلات والعمليات والمخرجات وبيئة النظام وكذلك التغذية المرتدة.

مفهوم الفعالية: تكمن القيمة الحقيقية للإدارة المعاصرة في قدرتها على تحقيق أهداف وإنجازات يصعب الحصول عليها بدون نشاط وجهد المتخصصين, وليس القصد مجرد الوصول إلى أهداف أو إنجازات ما ولكن الأساس هو تحقيق مستوى من الفعالية يشكل أفضل استثمار للموارد والطاقات المتاحة, وتعرف كذلك بأنها: الموازنة بين المعدلات والمتغيرات المختلفة لمعرفة الدرجة القصوى أو المثلى التي يمكن أن يصل إليها إنجاز تنظيم أو نظام في سيره, وكذلك هي: القدرة على إنجاز الأهداف أو المدخلات لبلوغ النتائج أو الوصول إليها بأقصى حد ممكن؛ وتستخدم الفعالية لقياس قدرة الوحدة الاقتصادية على تحقيق أهدافها المخططة, وعلى هذا الأساس يتم قياس فعالية الوحدة الاقتصادية بنسبة ما تحققه من نتائج فعلية إلى ما كانت ترغب في تحقيقه طبقا للخطة, والفعالية بهذا المفهوم ترتبط بكمية المخرجات النهائية دون النظر إلى كمية الموارد المستنفذة في سبيل الحصول عليها, ومن ثم فلا توجد علاقة بين دلالة المفهوم السابق للفاعلية وكفاءة الوحدة الاقتصادية في تحويل المدخلات إلى مخرجات, بناء عليه لا ترتبط الفعالية بالإنتاجية، كما لا ترتبط أيضا بجودة التماثل إلا إذا كانت إحدى المحددات الهامة لخطة الإنتاج، وفي هذه الحالة يقتضي الأمر ضرورة التأكد من مطابقة المواصفات والخصائص الفنية مع الخطة

التي يفترض أنها ترجمة صادقة لرغبات السوق، وبذلك يكون للفعالية أثر غير مباشر على تكلفة الإنتاج.

مفهوم الكفاية: كفى يكفي كفايةً إذا قام الأمر, ويقال: استكفيته أمراً فكفانيه, ويقال: كفاك هذا الأمر أي حسبك، وكفاك هذا الشيء, وفي الحديث: "من قرأ الآيتين من آخر سورة البقرة في ليلة كفتاه" أي غنيتاه عن قيام الليل، وقيل: إنهما أقل ما يجزئ من القراءة في قيام الليل، وقيل: تكفيان الشر وتقيان من المكروه, وأيضا لفظ الكفاية هو تعبير عن كفاية الشيء أو عدم كفايته من ناحية الكم، وينصرف مفهومه عادة نحو زيادة الإنتاج في جميع المجالات حيث إن الكفاية تدل على الكم أكثر من دلالتها على الكيف، وإن كانت تحمل في طياتها الدلالة عليه، كما يمكن القول: إن الكفاءة تدل على مستوى عال من الكيف دون أن تهمل الكم, ولعل هذا هو سبب استعمال الكلمتين بمعنى واحد في الواقع العملي، فيقال إن الكفاءة أو الكفاية هي تعبير عن التكلفة الكلية للمنتج؛ كما عرفها عبدالرحمن الزكري أنها المتطلبات الأكاديمية والمهنية التي ينبغي أن يلم بها الفرد من خلال برنامج إعداده الدراسي ويؤديها بإتقان وتظهر في سلوكه أثناء قيامه بعمله بعد التخرج, وعرفت أيضا أنها تمثيل صادق للأداء الإجرائي المتعلق بالطبيعة الاقتصادية للمنظمات التعليمية, وتعرف أيضا بأوسع معانيها بأنها: قدرة الفرد في الوصول إلى النتائج المتفق عليها, وتعرف أيضا بأنها: مجمل السلوك الذي يحتوي على المعارف والمهارات الأدائية بعد المرور ببرنامج تعلم محدد يعكس أثره على الأداء والتحصيل المعرفي ويقاس من خلال أدوات القياس الممثلة بالاختبارات التحصيلية وبطاقات الملاحظات المعدة لذلك, وكذلك: القدرة على أداء مهمة ما على نحو مرضي, ومن خلال هذا العرض نلاحظ أن ارتفاع الكفاية لا يتوقف على العامل البشري فقط, بل ويعتمد على العامل المادي من موارد مالية وتقنية, فتكامل العنصر البشري والعنصر المادي يؤدي إلى مستوى عال من الكفاية, وبالتالي نخلص لتعريف الكفاية بأنها: الوصول إلى الحد الأدنى لتحقق الأهداف المرجوة من النظام بعد تفاعل عناصره الخمسة, المدخلات والعمليات والمخرجات والتغذية العكسية وكذلك بيئة النظام؛ ومن هذا التعريف نستخرج السمات التالية للكفاية:

* لابد من تفاعل عناصر النظام الخمسة.

* ليس الوصول إلى الحد الأعلى لتحقيق الأهداف شرطا أساسيا في تفعيل الكفاية.

مفهوم الكفاءة: يرد مصطلح "الكفاءة" لغوياً بمعنى التساوي أو المماثلة أو المناظرة اشتقاقاً من مادة كفء، والأصل كفا، وتعني المماثلة أو المساواة في القوة والشرف والمكانة، والكفء يعني المماثل القوي القادر على تصريف العمل, وفي حديث الرسول الكريم " المسلمون تتكافأ دمائهم" أي تتساوى منزلتهم ومكانتهم لا فضل لعربي على عجمي إلا بالتقوى, والكفء بالمد والتنظير، والكفء بسكون الفاء وضمها بوزن فعل، والمصدر الكفاءة بالفتح والمد, وكل شيء ساوى شيئاً حتى صار مثله فهو مكافئ له, وفي تفسير قوله تعالى: "ولم يكن له كفواً أحد", بمعنى أنه سبحانه ليس له مكافئاً أو مماثل أو مساوي أو نظير أو شبيه أو عدل وليس كمثله شيء سبحانه وتعالى, وفي الاصطلاح فإن الكفاءة هي الحصول على أكبر قدر من المخرجات التعليمية مع أكبر اقتصاد في المدخلات, أو الحصول على أكبر عائد ممكن بأقل جهد ومال وفي أسرع وقت, وتعني الوصول إلى نهاية مطلوبة بأقل الوسائل تكلفة, أو أقصى استخدام لمجموعة محددة من المدخلات لإنتاج هدف محدد, ويقصد بالكفاءة أيضا: القدرة على تحقيق النتيجة المقصودة طبقا لمعايير محددة مسبقا, وتزداد الكفاءة كلما أمكن تحقيق النتيجة تحقيقا كاملا, وبعبارة أخرى فإن الكفاءة مفهوم يعبر عن درجة الاقتصاد في استخدام المدخلات, فهي علاقة بين كمية المدخلات وكمية المخرجات, وكلما استخدمت المدخلات استخداما اقتصاديا كلما زادت الكفاءة, ويقصد بها أيضا: الاستخدام الحكيم للموارد المتاحة وعلى النحو الذي يؤدي إلى خفض التكاليف, وتعرف أيضا بأنها: نسبة العمل النافع الناتج إلى الطاقة التي أنتجته، وهي نسبة المخرجات إلى المدخلات، ويطبق هذا المفهوم في الأعمال المتصلة بالآلات أو العضو وأساسا الكائن الحي, أو هي: مقياس لدرجة الاستخدام الرشيد للموارد المتاحة والذي يحقق أقل مستوى للتكلفة دون التضحية بجودة مخرجات النظام, أو هي: القدرة على أداء الأشياء بطريقة صحيحة، ومن ثم فهي تعتمد على مفهوم المدخلات والمخرجات, فالنظام الكفء هو الذي يتمكن من

تحقيق مخرجات أو نتائج تفوق المدخلات المستخدمة؛ وتعرف أيضا بأنها: العلاقة بين المخرجات من النظام والمدخلات المستثمرة, وهذه المدخلات تتضمن مدخلات مادية ومالية وبشرية؛ وكذلك يعرفها نصر الدين هندي بأنها: القدرة على استخدام الموارد المتاحة في تقديم الخدمات وفقا للمستوى المناسب وبأقل تكلفة ممكنة, مما سبق يتضح أن الكفاءة تمثل أعلى درجة من درجات الأداء في عمل ما, أما الكفاية فهي الحد الأدنى الذي ينبغي توافره في شيء كشرط لقبوله, ويرى البعض أن الكفاءة تتعلق بالنواحي الكيفية والنوعية، في حين أن مصطلح الكفاية يشير في تحليله النهائي إلى بعدين: أحدهما كمي وهو نسبة بين المدخلات والمخرجات، والآخر كيفي يحمل معاني القدرة والجودة والاكتفاء؛ وتعد الكفاءة أفضل علاقة هندسية بين المدخلات والمخرجات, فهي تقيس ما إذا كانت وحدة الإنتاج فعلا تنتج المخرج الخاص بها بأدنى حد من المدخلات المطلوبة, وينطوي ذلك على عدة جوانب هامة من وجهة نظر الرقابة، تتمثل في الآتي:

* تحديد الخصائص والعلاقات الفنية المباشرة القائمة بين كل عنصر من عناصر المدخلات والمخرجات تحديدا دقيقا وفقا لدالة الإنتاج المتبعة.

* تحديد المواصفات المعيارية والإجراءات التفصيلية للأداء بشكل يفي بمتطلبات جودة التماثل.

* صياغة معايير تكلفة الأداء وفقا للمواصفات المعيارية المطلوبة، على أن تكون هذه المعايير جارية ويمكن الوصول إليها كما تعبر عن أفضل العلاقات القائمة بين عناصر المدخلات والمخرجات على مر الزمن.

* مقارنة نتائج الأداء الفعلي بالأداء المخطط وفقا لمعايير التكلفة الجارية التي يمكن الوصول إليها والملائمة لظروف الواقع الفعلي.

* إذا ظهرت فروق بين نتائج الأداء الفعلي عند مقارنتها بالأداء المخطط، فإنها تعبر عن كفاءة الوحدة الاقتصادية في استخدام واستغلال مواردها المتاحة للحصول على ما تم تحقيقه من مخرجات.

بناء على ما تقدم يمكن القول: إن الكفاءة هي القدرة على إنتاج أفضل المخرجات بالاستغلال الأمثل للمدخلات والعمليات عليها, وبالتالي تقاس الكفاءة

بنسبة إنتاج النظام أو المخرجات, وانطلاقا من ذلك فإن الباحث يتفق مع هولت في أنه يمكن زيادة الكفاءة عن طريق أي بديل من البدائل التالية:

* زيادة كمية المخرجات مع بقاء كمية المدخلات ثابتة.

* زيادة كمية المخرجات بنسبة أعلى من نسبة زيادة كمية المدخلات.

* انخفاض كمية المدخلات مع بقاء كمية المخرجات ثابتة.

* انخفاض كمية المدخلات بنسبة أعلى من نسبة انخفاض كمية المخرجات.

ويتحقق البديل الأول والثاني من خلال التأثير على كمية المخرجات الناتجة من استخدام الموارد المتاحة، أما البديل الثالث والرابع فيتحققا من خلال التأثير على المدخلات, ويمكن التفرقة بين الفعالية والكفاءة من حيث مدى تحقيق الأهداف، حيث يمكن القول إن الفعالية هي تعبير عن مدى القدرة على تحقيق أهداف النظام, أو هي أداء الأشياء الصحيحة، أو اتخاذ القرارات الصحيحة ومتابعة تنفيذها لتحقيق أهداف النظام, أو هي مقياس لملائمة الأهداف التي يسعى لتحقيقها النظام، ولدرجة تحقيق النظام لهذه الأهداف؛ وبهذا نجد مفهوم الفعالية أوسع وأشمل من مفهوم كل من الكفاءة والكفاية, وهناك أيضا فرق بين كلمتي "فعال" "وناجح"، حيث يمكن القول أن النجاح يعبر عن مدى تحقيق الأهداف في الأجل القصير فقط، في حين أن الفعالية تعبر عن مدى تحقيقها في الأجل الطويل, بمعنى أن النجاح يمكن أن يتحقق فيكون النظام ناجحا أو يكون النشاط ناجحا، ولكنهما قليلا الفعالية، وهذا يوضح أن النجاح يمثل إحدى درجات الفعالية, وتكمن أهمية تحديد مفهومي الكفاءة والفعالية والتفرقة الدقيقة بينهما في ارتباط الكفاءة بإنتاجية الموارد التي تتحدد بناء عليها طبيعة معيار التكلفة المستخدمة في تقييم أداء التشغيل، وارتباط الفعالية بمدى تحقيق الوحدة الاقتصادية لأهدافها المخططة, وعليه قد تكون الوحدة الاقتصادية فعالة إذا كانت تحقق أهدافها ولكنها ليست على مستوى مرتفع من الكفاءة في استخدام واستغلال مواردها في سبيل تحقيق هذه الأهداف أو العكس, ومن جانب آخر، فإن التفرقة بين الكفاءة والفعالية تكون ذات أهمية بالغة في بناء معايير التكلفة التي تتأثر بالعديد من العوامل مثل درجة التشدد التي تكون عليها المعايير، ونوعية السلوك البشري الذي يتم قياس أدائه باستخدام هذه المعايير.


د. خميس محمد الكندي alwasilla@hotmail.com


 0  0  1192
التعليقات ( 0 )

جميع الأوقات بتوقيت جرينتش +4 ساعات. الوقت الآن هو 03:43 مساءً الخميس 18 رمضان 1445 / 28 مارس 2024.